A medida
faz parte de uma série de inovações em estudo pelo órgão. Até agora, as
provas documentais eram apresentadas por meio de processos
administrativos, e o contribuinte tinha que se dirigir a um centro de
atendimento do Fisco. Muitas vezes, era obrigado a aguardar uma
intimação para apresentar os documentos.
“Estamos desenvolvendo uma interface para o contribuinte chamar uma
aplicação e enviar os comprovantes justificando as pendências que o
Fisco identificou. Ou seja, vai se abrir na internet um e-Processo
[processo eletrônico], e ele vai fazer a juntada dos documentos
digitalizados diretamente de casa ou do escritório”, explica o
subsecretário de Arrecadação e Atendimento da Receita Federal, Carlos
Roberto Occaso.
Outra ferramenta que está em fase de ajustes e será usada em um
projeto-piloto na unidade da Receita Federal em São Paulo é o
atendimento virtual para pessoas físicas, com a possibilidade de chat
(bate-papo online) para alguns serviços.
Se houver necessidade de abrir um processo eletrônico, o atendente
orientará a pessoa na hora sobre os documentos que precisam ser anexados
ou sobre retificações, por exemplo. Neste caso, informa Occaso, a
Receita espera implantar o serviço ainda neste ano. “A ferramenta está
pronta e homologada. Estamos apenas ajustando as equipes para divulgar o
serviço.”
REDUÇÃO DE GASTO COM PAPEL
O fim do papel na administração pública federal é uma realidade cada
vez mais próxima. No último dia 9, foi publicado no Diário Oficial da
União o Decreto nº 8539, que estabelece o uso de meio eletrônico para
tramitação de documentos nos órgãos e entidades da administração pública
direta, autárquica e fundacional. Os órgãos têm seis meses, a partir da
data da publicação do decreto, para apresentar ao Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão um cronograma de implementação.
A mudança começou a ser arquitetada no ano 2000, na Delegacia de
Julgamento da Receita Federal, em Salvador, pelo titular, na época,
Carlos Alberto Freitas Barreto, ex-secretário da Receita e atual
presidente do Conselho Administrativo de Recursos Fiscais (Carf), que
teve a ideia de transformar os processos em papel em meio digital. Em
2005, foi iniciado o processo de mudança, concluído em 2007, quando
houve o primeiro processo eletrônico. Atualmente, praticamente todos os
processos são digitais.
“Nossos escritórios não tem mais armários de processos e não temos
mais documentos físicos. Quando se formaliza um processo ou se faz uma
petição, esta é digital. É recebida, inserida no ambiente de trabalho e
passa a ter uma tramitação digital. Os nossos armários e os processos
são todos eletrônicos”, destaca o subsecretário.
Segundo Occaso, há celeridade, pois todas as informações estão em
bancos digitais nos quais é possível fazer consultas a partir de
palavras-chave e de temas, e há transparência. Os processos são todos
disponibilizados na internet para consulta por aqueles que têm certificado digital. Além do mais, existe ganho ambiental porque se dispensa o uso de papel.
“Hoje considera-se uma falha abrir um processo físico na Receita
Federal. Existem alguns processos muito antigos que não podem ser
mexidos, mas a maioria é digital”, afirmou o coordenador-geral de
Arrecadação e Cobrança, João Paulo Martins da Silva.
A Receita estima que o sistema e-Processo gerencia atualmente o fluxo
de aproximadamente de 8 milhões de processos e dossiês com mais de 65
milhões de documentos, provocando uma economia relevante, com a redução
do consumo de papel e dos gastos com impressão, custo de malote,
aquisição de móveis, compra ou locação de impressoras e também de
imóveis para armazenamento dos processos em papel, além da eliminação
dos custos de restituição em função de extravios.
Existe, porém, uma certa dificuldade para mensurar a economia
proveniente da substituição do papel pela imagem, que é complexa, pois,
segundo o Fisco, envolve vários aspectos de custo. O número de usuários
internos é de aproximadamente 27 mil lotados na Receita, no Carf e na
Procuradoria Geral da Fazenda Nacional.
“Só para ter uma ideia: temos um espaço de armazenamento com imagens
que chega a 64 milhões de megabytes. Temos também a questão da
segurança. Não existe risco de alguém tirar uma folha sequer do processo
sem ninguém saber. Para retirar qualquer parte, é preciso fazer um
termo justificado, e o documento retirado fica em uma base. Além de tudo
ser registrado, como o nome a hora, etc”, informa Silva.
UM PROCESSO DE QUASE 870 MIL PÁGINAS
Para dimensionar a economia da Receita com o e-Processo, Occaso e
João Paulo Martins citaram como exemplo um processo administrativo
fiscal digital de 2012, que tem as seguintes características: 41,2
gigabytes, 869.462 páginas e 5.543 documentos. Para sua apreciação,
houve a necessidade de seis movimentações do processo entre unidades do
Fisco, sendo duas movimentações (ida e volta) para realização de uma
diligência.
Se esse processo fosse em papel, conteria 4.348 volumes de 200
folhas. Considerando o peso médio por volume de 1 quilo, o processo
pesaria 4.348 quilo. Isto significa que, para transportar o processo,
seria necessário, no mínimo, um furgão com capacidade para suportar 4,4
toneladas de papel.
Além disso, somente as seis movimentações entre unidades, que, no
caso desse processo, encontravam-se em estados diferentes, com malotes
dos Correios, custariam R$ 588.284,40. Conforme levantamento feito em
empresas gráficas, com a impressão, ao custo de R$ 0,14 por página, o
gasto totalizaria R$ 121.724,68. Com esses cálculos, os técnicos estimam
que a economia proporcionada pelo e-Processo no controle deste único
processo seria de R$ 710.009,08.
Fonte: Agência Brasil
